Heute möchten wir darüber sprechen, wann es für eine Firma sinnvoll sein kann, Übersetzungen inhouse durchzuführen.
Ian:Vielleicht können wir erst einmal definieren, was genau mit Inhouse-Übersetzungen gemeint ist.
Tim:Inhouse-Übersetzung bedeutet, dass die eigenen Mitarbeiter der Firma die Übersetzungen übernehmen oder auch ein Vertreter, Zwischenhändler oder Vertriebspartner im Land der Zielsprache. Dies kommt zum Beispiel häufig bei Medizinprodukten vor. In beiden Fällen ist die Übersetzung zunächst einmal „gratis“, da sie von zur Verfügung stehenden Kontakten anstelle einer professionellen Übersetzungsagentur gemacht wird.
Auf diese Lösung greift eine Firma oft am Anfang ihres Wegs und ihrer Erfahrung mit Lokalisierung zurück. Man denkt einfach: „Ach, ich kenne doch XYZ, der/die Französisch oder Englisch spricht und die Übersetzung übernehmen kann“. Prinzipiell ist dagegen nicht viel einzuwenden.
Ich sage bewusst „nicht viel“, da dieser Ansatz einige Risiken birgt. Der erste und offensichtlichste Stolperstein ist die Zeit. Es wird einfach unterschätzt, wie viel Zeit man für eine Übersetzung braucht. Um noch einmal einen realistischen Durchschnittswert zu nennen: Ein professioneller Übersetzer kann pro Arbeitstag zwischen 2.000 und 3.000 Wörter übersetzen.
Ian:Ich könnte mir vorstellen, dass dies vor dem digitalen Zeitalter, wo es noch nicht so viel Content online gab, gängige Praxis war.
Tim:Ganz sicher, ja. Aber während ein professioneller Übersetzer zwischen 2.000 und 3.000 Wörter pro Tag übersetzen kann, ist dies für einen Kollegen, der ja auch noch seine normale Arbeit zu erledigen hat, nicht möglich. Unserer Erfahrung nach braucht ein Kollege rund ein bis zwei Wochen für eine Übersetzung, die ein Übersetzer an einem Tag erledigt.
Die Übersetzungen werden vielleicht von einem Mitarbeiter oder einem Vertriebspartner gemacht. In beiden Fällen gibt es dasselbe Problem in Bezug auf die terminliche Umsetzung: Die Person hat ihren eigentlichen Job zu erledigen und im Grunde gar keine Zeit für Übersetzungen.
Wenn die Übersetzungen von einem Kollegen oder Vertriebspartner gemacht werden sollen, wirkt sich dies immer auf die für die Umsetzung benötigte Zeit aus. Jeder hat erst einmal seinen eigentlichen Job zu erledigen, bevor er sich mit Übersetzungen befassen kann.
Und wenn es um mehrere Sprachen geht, muss so einiges koordiniert werden. Auch wenn zum Beispiel zwei Sprachen schon fertig sind, drei weitere noch fehlen, für die Markteinführung eines neuen Produktes aber alle Sprachen gebraucht werden, dann muss man sich letztlich nach der langsamsten Übersetzung richten.
In diesem Fall könnte man die fehlenden Sprachen zum Beispiel von einer Agentur übersetzen lassen, also auf einen Mix aus inhouse und externer Übersetzung zurückgreifen. Man sollte die Option, Übersetzungen inhouse machen zu lassen, sicher nicht ausschließen. Wenn man kompetente Ressourcen mit ein wenig verfügbarer Zeit hat, warum sollte man sie nicht nutzen?
Ian:Gehört Übersetzung heutzutage öfter zu bestimmten Stellenbeschreibungen als früher, weil mehr Content in mehreren Sprachen veröffentlicht wird?
Tim:Das könnte man durchaus meinen, aber ich denke, dass dies eher selten der Fall ist. Insgesamt wird Übersetzung immer noch eher als Gefallen angesehen, und die Person, die diesen Gefallen tut, kann nie sagen, wann die Übersetzung fertig sein wird.
Zudem sollte man bedenken, wen man um eine Übersetzung bittet. Sehr oft werden nämlich besonders erfahrene Kollegen angesprochen. In dem Fall sollte man sich dann fragen, ob wirklich jemand, der vielleicht 60.000 bis 80.000 Euro verdient und eine anspruchsvolle Führungsposition hat, seine Zeit mit Übersetzungen zubringen sollte. Wofür hat derjenige dann vielleicht keine Zeit mehr? Ich habe wirklich überhaupt nichts dagegen, dass man inhouse übersetzt, aber es wäre dann vielleicht sinnvoller, nicht ganz so erfahrene Kollegen zu fragen.
Die versteckten Gemeinkosten, die bei der Übersetzung in mehrere Sprachen entstehen, werden anfangs ebenfalls häufig übersehen. Man geht davon aus, dass Übersetzen im Grunde einfach ist und jemand, der die andere Sprache spricht, das „mal eben“ machen kann. Tatsächlich ist der Aufwand für das Management von Übersetzungsprojekten jedoch nicht zu unterschätzen.
Wenn es ein kontinuierliches Volumen an Texten gibt, die in eine bestimmte Sprache übersetzt werden sollen, dann kann es ratsam sein, einen ausgebildeten Übersetzer dafür einzustellen. Wenn der wichtigste Markt zum Beispiel Frankreich ist und ständig technische Dokumentation übersetzt werden muss, dann könnte ein französischer Inhouse-Übersetzer die finanziell sinnvollste Lösung sein.
Ian:Wir haben bisher eher über kleinere Firmen gesprochen, deren Übersetzungsbedarf recht gering ist. Wie sieht es bei großen Unternehmen in Bezug auf Inhouse-Übersetzungen aus? Ist dies hier eine gute Option?
Tim:Wenn eine größere Firma Übersetzungen inhouse durchführen möchte, muss zunächst einmal über die notwenigen Abläufe und Technologien nachgedacht werden. Für eine erfolgreiche Lokalisierung sollten beide Aspekte gut geplant sein. Zunächst legt man den Ablauf fest, d.h. wer, wann und was. Wer bereitet die Dokumente vor und nach? Wer übersetzt und bis wann? Brauche ich eine zweite Person für das Korrekturlesen? Gibt es eine Abnahmeschleife? Dieser Planungsvorgang ist unser täglich Brot und wenn wir dies zum Beispiel in Excel-Tabellen machen würden, wäre das wirklich nicht effizient.
Man braucht zum einen geeignete und verfügbare Ressourcen und muss sich sicher sein, diese Ressourcen auch sinnvoll einzusetzen. Zum anderen muss man in die geeignete Technologie investieren, damit auch inhouse so effektiv wie möglich übersetzt werden kann.
CAT-Tools (CAT steht für Computer Assisted Translation) gehören zum Standard jeder Übersetzungsagentur und auch für Inhouse-Übersetzungen führt kein Weg daran vorbei.
CAT ist im Grunde eine Datenbank für Übersetzungen. Vor der Übersetzung wandeln wir jedes beliebige Dateiformat in ein spezielles CAT-Format um und analysieren den Text in Hinblick auf interne Wiederholungen und Abgleich mit bestehenden Übersetzungen des Kunden. Bei der Umwandlung wird der Text in sogenannte Segmente unterteilt. Ein Segment ist normalerweise ein Satz. Es kann aber auch eine kleinere Einheit wie eine Überschrift sein, das hängt von den Zeilenumbrüchen in der Originaldatei ab. Anstelle zum Beispiel eines Word-Dokuments hat man nun eine Art Tabelle mit einzelnen Segmenten, wobei der Ausgangstext in der linken Spalte zu sehen ist und die Übersetzung in die rechte Spalte eingefügt wird. So kann man Satz für Satz übersetzen und später beim Korrekturlesen vergleichen.
Am Ende werden diese Segmente in der Datenbank, Translation Memory genannt, gespeichert. Wenn dann beim nächsten Projekt dieselben oder sehr ähnliche Überschriften oder Sätze vorhanden sind, wird dies vom CAT-Tool angezeigt und man muss sie nicht neu übersetzen bzw. nur sehr wenig anpassen. Dadurch wird nicht nur sehr viel Zeit intern für die Übersetzung eingespart, auch die Übersetzungskosten sinken, wenn die Übersetzung extern durchgeführt wird. Viele Firmen, die inhouse übersetzen, tun dies ohne ein klares System, strukturierte Abläufe oder einheitliche Tools, sprich Translation Memory.
Ian:Zusammenfassend können wir also die Notwendigkeit einer Übersetzungssoftware hervorheben, um effektiv inhouse übersetzen zu können. Besonders, wenn es in einem gewissen Umfang stattfindet. Stimmt das so?
Tim: Ja, so ungefähr. Ohne die richtigen Tools wie Translation Memory und Terminologie-Datenbank , die zentral verwaltet werden können, geht es ganz sicher nicht. Ohne die geeigneten – und verfügbaren – Ressourcen aber auch nicht. Und man muss sich zudem genau überlegen, wen man für eine solche Aufgabe verpflichtet. Es ist wirklich eine Kombination aus mehreren Aspekten: Die geeignete Technologie kombiniert mit den geeigneten Ressourcen. Dann kann Inhouse-Übersetzung wirklich funktionieren.
Ian:Nach welchen Kriterien sollte eine Firma entscheiden, ob sie in die geeigneten Tools und die Ressourcen investieren will, wenn Übersetzungen in relativ großem Umfang inhouse gemacht werden sollen?
Tim:Ein wichtiges Kriterium ist der Umfang. Lohnt es sich angesichts der Menge an Übersetzungen, dass die Firma im Grunde eine kleine Übersetzungsagentur einrichtet? Einige Großunternehmen machen nämlich genau das.
Wenn man jährlich rund 500.000 Euro für Übersetzungen ausgibt, kann es in finanzieller Hinsicht sinnvoll sein, Übersetzungen inhouse, mit der geeigneten Technologie zu machen. Selbst wenn eine Firma so viel für Übersetzungen ausgibt und vielleicht mehrere Agenturen beauftragt, ist es sinnvoll dies zentral zu kontrollieren.
Unsere Kunden können unser Kundenportal nutzen, um inhouse übersetzen zu lassen, ohne dafür in die entsprechenden Tools zu investieren oder sich Gedanken über das Projektmanagement machen zu müssen.
Wenn die Ausgaben für Übersetzungen darunter liegen, sagen wir mal bei ca. 100.000 EUR pro Jahr, ist es sehr viel schwieriger, die Kosten für Übersetzungssoftware, Server und neue Mitarbeiter, wie Übersetzer oder Projektmanager, zu rechtfertigen. Über unser Kundenportal können unsere Kunden aber intern übersetzen lassen und gleichzeitig auf unser erfahrenes Projektmanagement und unsere Übersetzungstools zurückgreifen, ohne an feste Kosten gebunden zu sein. Auf diese Weise können alle zu übersetzenden Texte, sei es intern oder extern, von einer gemeinsamen Übersetzungsdatenbank profitieren und werden zentral gespeichert.
Die Inhouse-Übersetzer des Kunden nutzen dann die geeigneten Tools und sind in einen klar definierten Projektablauf eingebunden. Und wenn es um schwierigere Web-Formate oder DTP geht, können sich unsere erfahrenen Projektmanager auch darum kümmern. So kann auch eine Firma, für die sich die Investition in Software, interne Vollzeit-Übersetzer und Projektmanager nicht lohnen würde, die intern verfügbaren Ressourcen effektiv nutzen.